I CRITERI DI TRASPARENZA E TRACCIABILITA’ PER LO SVOLGIMENTO DEL CONSIGLIO COMUNALE IN VIDEOCONFERENZA

Il presidente del Consiglio ha approvato i criteri di trasparenza e tracciabilità per lo svolgimento delle sedute del Consiglio in videoconferenza, da applicarsi fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020 in conseguenza del rischio sanitario connesso all’insorgenza di patologie derivanti da agenti virali trasmissibili COVID – 19, demandandone alla Segreteria Generale l’attuazione amministrativa ed al Servizio informatico l’attuazione tecnologica nel rispetto dei requisiti minimi previsti.

Eccole di seguito.

1. La seduta del consiglio comunale può svolgersi in forma telematica, mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità, anche di tutti i componenti, compreso il Segretario e chi lo sostituisce, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili sul mercato, ovvero mediante l’utilizzo di una chat con videochiamata in simultanea, con strumenti idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi; a tal fine i consiglieri dovranno comunicare al Presidente del Consiglio la disponibilità domestica di un P.C. o tablet o telefono cellulare dotato di web cam e microfono e di avere a disposizione una connessione internet valida; in mancanza di tale dotazione il consigliere o i consiglieri interessati concorderanno con la Presidenza soluzioni alternative. Le strumentazioni e gli accorgimenti tecnologici adottati al suddetto scopo devono consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità immediata di percepire la presenza in remoto degli altri partecipanti, di intervenire nella discussione e di effettuare una votazione palese. Deve essere altresì idonea a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti e consentire al Presidente di regolare lo svolgimento dell’adunanza, di constatare e proclamare i risultati della votazione. Anche per le riunioni della conferenza dei Capigruppo e delle Commissioni Consiliari è possibile avvalersi di sistemi telematici di collegamento mediante lo strumento della videoconferenza.
2. Al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza.
3. Ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Presidente e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea.
4. Il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti dell’organo mediante appello nominale; dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, la seduta è dichiarata valida dal Presidente con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento consiliare, dallo statuto, dalla legge; la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza.
5. La votazione su ciascun punto all’ordine del giorno avviene per appello nominale.
6. La documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute viene trasmessa ai Consiglieri mediante la pec istituzionale ovvero all’indirizzo eletto.
7. Le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese mediante affermazione vocale – audio.
8. La presentazione di documenti in corso di seduta è sostituita dalla lettura degli stessi, previo deposito, mediante invio al Presidente con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, almeno 24 ore prima dell’apertura dei lavori del Consiglio Comunale.
9. Al termine della votazione per appello nominale il Presidente ne dichiara l’esito ai fini della verbalizzazione del voto e dei presenti.
10. La seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Presidente dell’ora di chiusura.
11. Il consigliere che intende abbandonare la seduta deve darne avviso al Presidente attraverso il sistema di comunicazione in utilizzo.
12. In caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate: nel caso in cui al momento del voto vi sia, per inconveniente tecnico, la disconnessione di uno solo dei consiglieri, il Presidente dispone il ripristino del collegamento solo audio, dalla propria utenza telefonica a quella propria del consigliere.
13. Alla seduta in videoconferenza possono partecipare gli Assessori ed i funzionari interessati agli argomenti da trattare.
14. La riunione dei capigruppo viene assicurata con la sospensione della seduta e con il collegamento in video conferenza dei soli aventi diritto in sessione separata.
15. La pubblicità della seduta sarà garantita mediante streaming e/o altra forma equivalente, assicurando la visione da parte dei cittadini senza possibilità d’intervento; la pubblicità delle sedute del Consiglio comunale può essere sospesa, qualora si discuta di questioni personali o si è in presenza di apprezzamenti su qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestono il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi.
16. La tracciabilità viene assicurata dalla registrazione e trasmissione in diretta dell’intera seduta, raggiungibile tramite il sito comunale.
17. Sarà garantito lo svolgimento delle funzioni di cui all’art 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267. Ai sensi dell’art 73, comma 1, del Decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18.